E-mailmarketing automatisering [Deel 2/6] – Welkomstmail

In deel 2 van onze e-mailmarketing automatisering serie stellen wij u de automatische welkomstmail voor en leggen wij uit hoe u deze met Newsletter2Go instellen kan. Hierbij ontvangen klanten automatisch een e-mail, wanneer ze zich voor de eerste keer aanmelden voor uw nieuwsbrief. Deze vereenvoudiging van het verzenden van automatische e-mails bij het plaatsvinden van een bepaalde gebeurtenis plaatsen we onder de noemer e-mailmarketing automatisering.

Blogserie E-mailmarketing automatisering:

• Deel 1 – Overzicht marketing automatisering
• Deel 2 – Welkomstmails
• Deel 3 – Gelegenheidsmails
• Deel 4 – Verjaardagsmails
• Deel 5 – Follow-up e-mails
• Deel 6 – Reactiveringsmails

Waarom zou ik een welkomstmail instellen?

Wanneer een klant zich voor een nieuwsbrief aanmeldt, heeft hij/zij reeds interesse getoond in het aanbod en staat hoogstwaarschijnlijk open voor meer informatie. Het is essentiëel, onmiddellijk in dialoog te treden met de klant – wat met een automatische welkomstmail eenvoudig gerealiseerd kan worden.

Twijfel er niet aan, het contact op deze manier te versterken en verdiepen, uw klanten hebben er reeds mee ingestemd, meerdere e-mails van u te ontvangen en moeten vooraf niet overtuigd worden. Ondanks de automatisering zorgt een goed opgestelde welkomstcampagne voor een persoonlijk, individueel contact en toont de klanten dat u hen aandacht schenkt en ze voor u van waarde zijn. Doordat de e-mail verstuurd wordt naar aanleiding van iets wat de klant deed, geniet deze e-mail een buitengewoon hoge acceptatie. U kunt er dus vanuit gaan dat de welkomstmail gelezen zal worden.

Hoe maak ik een welkomstmail met Newsletter2Go?

Om met automatische nieuwsbriefverzending een welkomstmail te verzenden, maakt u eerst een dynamische ontvangersgroep aan. In deze groep staan dan alle ontvangers, die zich op dezelfde dag aangemeld hebben. Deze groep maakt u op volgende manier aan:

Meld u aan met uw gegevens en klik onder de titel “Ontvangers” op “Alle ontvangers”. Hier klikt u op “Ontvangers zoeken” en dan links in het menu op “Gemaakt op”. Selecteer “Dynamisch zoekcriterium gebruiken” en duid “Vind ontvangers – eenmaal – 1 – dag(en) – na – gemaakt op” aan. Sluit af door “In groep opslaan” te kiezen.

De volgende stap is het aanmaken van een nieuwe seriemailing. Onder punt 1. Algemene informatie, kan u volgende gegevens invullen:

• Naam van de mailing (intern)
• Tags (optioneel)
• Afzendernaam (optioneel)
• Afzenderadres
• Preheader (optioneel)
• Onderwerp

Gebruik een afzendernaam, die uw klanten herkennen. Het onderwerp kan u personaliseren en op deze manier de nieuwe ontvanger meteen persoonlijk aanspreken. Wanneer u de naam van de ontvanger reeds in de onderwerpregel vernoemt, dan kan u een placeholder invoegen met of zonder als-dan-anders-functie. Een onderwerpregel zou er zo kunnen uitzien:

“Van harte welkom, <geslacht> <Achternaam>!”

Hiervoor voegt u volgende personaliseringen in:

• Als “geslacht” = “m” Dan “heer” – Personalisering –
• Als “geslacht”= “v” Dan “mevrouw” – Personalisering –

In de volgende stap kiest u een template voor uw nieuwsbrief. Wij maken bovendien met plezier een template in uw shopdesign. Voeg aansluitend de gewenste inhoud toe in de editor en sla het ontwerp op.

In stap 4 kiest u de ontvangersgroep die u zonet aanmaakte.

In stap 5 ‘Verzenden’ geeft u een frequentie van 1 dag aan en een tijdstip voor de volgende dag. Zo krijgen alle ontvangers, die zich op deze dag aangemeld hebben, op het gekozen tijdstip op dezelfde dag, de e-mail die u op voorhand opstelde.

Nu kunt u nog een spamtest doen, die de links in uw nieuwsbrief controleert en een testmail versturen, alvorens uw mailing volledig af te ronden. Zodra u de opdracht geeft om de mailing te verzenden, verloopt deze automatische nieuwsbrief verzending volledig vanzelf.

Wat is belangrijk bij een automatische e-mail welkomstcampagne?

De welkomstmail is de eerste e-mail, die uw klant van u ontvangt, na de registratiebevestiging. Daarom is het belangrijk, een veelzeggend en persoonlijk onderwerp plus preheader te gebruiken.

Om niet meteen de aandacht te verliezen, die de klant door de aanmelding schonk, moet de e-mail zo snel mogelijk verzonden worden. Het kan echter nodig zijn een uitzondering te maken, wanneer reeds meerdere e-mails in korte tijd verzonden werden; de double-opt-in bevestigingsmail en de registratiebevestiging. Hier moet vermeden worden, dat het contact te machinaal overkomt, zonder al te lang te wachten.

In elk geval moet er rekening mee gehouden worden, dat de communicatie consistent is en een hoge herkenningswaarde bezit: precies de welkomstmail moet conform de website en later volgende e-mails zijn, zodat de ontvanger deze zonder probleem indelen kan.

U heeft ook nog de mogelijkheid, uw website, sociale media-kanalen of partners aanzienlijk te verspreiden, door deze als button toe te voegen in uw nieuwsbrief of in detail voor te stellen.

In deze e-mail heeft u de kans, totaal verschillende inhouden prominent en eenvoudig te plaatsen.

U kan uw klanten bijvoorbeeld meteen een waardebon of kortingscode aanbieden voor de eerste bestelling in uw shop. Zo biedt u een meerwaarde aan, behoudt u de aandacht van de ontvangers en creëert u een mooi uitgangspunt voor de verdere klantenrelatie. Hierdoor stijgen de open-, klik- en conversieratio van de volgende mailings en worden de ontvangers gestimuleerd zich met u product bezig te houden.

Zorg er wel voor dat u nooit te veel verwacht van de lezers. Probeer niet meteen alle informatie in de eerste mail te proppen, maar bouw, op basis van de welkomstmail, een langdurige en consistente relatie op.

Wat maakt een welkomstmail bijzonder?

Welkomstcampagnes met e-mailmarketing automatisering komen vandaag de dag niet meer zo zelden voor. Het is dus belangrijk zich van de massa te onderscheiden en in het hoofd van uw klanten te blijven hangen.

In ieder geval moet u tonen hoe belangrijk uw klanten voor u zijn en dat u hen vertrouwen en aandacht schenkt. Natuurlijk is het een hele uitdaging om met een automatische nieuwsbrief te focussen op aparte ontvangers. Maak voor u zelf duidelijk, wat u precies wil communiceren met uw welkomstmail.

Naargelang de branche zijn er veel verschillende, gespecialiseerde mogelijkheden. Zijn voor u vooral sociale media-kanalen bijzonder belangrijk, voeg dan duidelijk zichtbare buttons toe aan de welkomstmail.

Indien er onder uw ontvangers potentiële medewerkers kunnen zijn, verwijs dan rechtstreeks naar vacatures of contactmogelijkheden. Is voor u het persoonlijke contact en de vertrouwensrelatie tussen klant en onderneming essentiëel, dan kan u meteen geschikte aanspreekpartners voorstellen of uw kwaliteitskenmerk toevoegen.

De aanpassingsmogelijkheden bij de inhouden zijn uitgebreid en gaan veel verder dan een simpel “Welkom bij onze nieuwsbrief”. Laat uw creativiteit de vrije loop en deel uw ideëen met ons door onderaan een commentaar toe te voegen!