E-mailmarketing software voor interne nieuwsbrieven

Zelfs als e-mailmarketing software meestal wordt gebruikt met het doel om iets te verkopen – de toepassingsmogelijkheden gaan veel verder dan dat. Een gebied dat vaak over het hoofd wordt gezien, is de interne bedrijfscommunicatie.

Nieuwsbrieven zijn perfect voor het delen van informatie met medewerkers en om medewerkers op de hoogte te houden van bedrijfsnieuws. Dit kan vooral nuttig zijn voor grote bedrijven met veel werknemers. Voor hen is het vaak een uitdaging om alle medewerkers op verschillende locaties op hetzelfde niveau te brengen.

In dit blogartikel leert u de voordelen kennen van interne nieuwsbrieven voor een gestroomlijnde communicatie en hoe u precies een nieuwsbrief software kunt gebruiken om een interne nieuwsbrief te maken.

Veel ondernemingen versturen al interne nieuwsbrieven. Meestal worden deze e-mails echter handmatig opgesteld als tekstdocument of HTML-bestand. Deze worden dan stuk voor stuk aan alle contactpersonen tegelijk verstuurd, wat leidt tot meer fouten en een slechte afleverratio.

Opdat een nieuwsbrief van een onderneming zijn doel bereiken kan, kan men beter wegblijven van serial-mailingsfuncties van Outlook. Het is ook onnodig om in een HTML-editor zoals Dreamweaver zelf te programmeren. Het voordelige en handige alternatief is e-mailmarketing software: het is speciaal bedoeld voor het eenvoudig zelf opstellen van nieuwsbrieven. Elke medewerker kan daarmee zelf nieuwsbrieven samenstellen, ook zonder enkele programmeerkennis.

De bewering dat interne nieuwsbrieven niets mag kosten, gaat natuurlijk niet op wanneer men handmatig e-mails verstuurd. Dit kost namelijk veel tijd. Deze tijd kan beter worden besteed, wanneer er een beetje geld in professionele software geïnvesteerd zou worden. Ook de kwaliteit van de nieuwsbrief moet vooropstaan, om daarmee het interne image van de onderneming te beïnvloeden. Een performante, professionele software hoeft niet duur te zijn. Bij Newsletter2Go stuurt u bijvoorbeeld maandelijks 1000 e-mails gratis – inclusief het kostenloze gebruik van de software in het LITE pakket.

Het eerste doel van interne nieuwsbrieven is om de onderneming te ondersteunen zijn doel te bereiken. Begrip en saamhorigheidsgevoel van de medewerkers wordt hiermee versterkt. Alleen een goede ondernemerscommunicatie krijgt dit voor elkaar.

Het grote voordeel van nieuwsbrieven is, dat met een mailing informatie aan grote ontvangersgroepen kan worden verdeeld. Wat betreft de ondernemerscommunicatie is er op deze manier meer controle over de informatie die alle medewerkers verkrijgen. Er zijn natuurlijk meer voordelen dan alleen controle. Medewerkers, die het idee hebben goed geïnformeerd te zijn, zijn over het algemeen ook tevreden. Officiële berichten over resultaten van de onderneming geven dus niet alleen informatie, maar ook een teken van respect naar de medewerkers. Wie naar buiten een goede reputatie wil verkrijgen, zal deze eerst intern op orde moeten hebben.

Uiteraard bestaat de interne nieuwsbrief uit over het algemeen interne thema’s. Dit kunnen bijvoorbeeld zijn: informatie over nieuwe medewerkers, een wissel van directie, herstructureringen of andere organisatorische thema’s. Deze officiële informatie is belangrijk, om de medewerkers een gevoel van zekerheid en vertrouwen te geven. Net zo belangrijk is een open en eerlijke communicatie. Het kan zinvol zijn, nieuwtjes van het bedrijf, die normalerwijze naar buiten worden gecommuniceerd, ook intern te communiceren. Dit zorgt ervoor, dat medewerkers er direct via hun werk over te horen krijgen en niet via andere kanalen buiten het werk om.

Andere thema’s zijn bijvoorbeeld interviews met leidinggevenden of met medewerkers, om inzicht te krijgen in hun dagelijkse bezigheden op het werk, of een bijzonder resultaat te belichten. Het is voor medewerkers ook interessant om over team-events, of bedrijfs-events te lezen. De nieuwsbrief is de uitstekende plek om toekomstige events en mijlpalen aan te kondigen.

Zorg er bij het maken van de interne nieuwsbrief wel ten alle tijden voor dat de inhoud kort en krachtig blijft, informatief en overzichtelijk. De medewerkers hebben waarschijnlijk geen tijd om zich helemaal in de nieuwsbrief te verdiepen.

Met welke regelmaat de interne nieuwsbrief te versturen hangt af van hoe vaak er relevante thema’s voorbijkomen, die de moeite zijn om te delen. Eén keer per maand is een goed uitgangspunt om mee te beginnen.

Om interne nieuwsbrieven te maken, is geen programmeerkennis nodig. Wel is een e-mailmarketing software programma nodig. Bij Newsletter2Go kunt u eenvoudig zelf templates maken die u voor een volgende keer weer kunt gebruiken.

Een ander groot voordeel van e-mailmarketing software is dat de nieuwsbrief templates in responsive design worden aangeboden. Dat betekent dat het design zich op verschillende eindapparaten aanpast. Wanneer medewerkers onderweg zijn kunnen zij de nieuwsbrief toch overzichtelijk zien weergegeven op hun smartphone bijvoorbeeld.

Voor interne communicatie kan een team-work functie handig zijn. In een web-based nieuwsbrief software kan elke medewerker van de afdeling die deze stuurt, de nieuwsbrief bewerken, zonder dat de nieuwsbrief lokaal moet worden opgeslagen. Ook voor de afdelingsmanager wordt het heel gemakkelijk om met de feedback-optie commentaar te geven en in ontvangst te nemen.

Ook bij ‘officiële’ communicatie is het zinvol, de eigen mewerkers erbij te betrekken. Dit maakt het niet alleen makkelijker om de interne nieuwsbrief te maken, maar geeft de medewerkers ook het gevoel een stem te hebben in het bedrijf.

Het zou daarom mogelijk moeten zijn, de nieuwsbrief te beantwoorden en vragen te stellen. Voordat de nieuwsbrief verstuurd wordt, zal er vastgelegd moeten worden of de nieuwsbrief beantwoord kan worden en door wie. Veel succes bij het maken van interne nieuwsbrieven!