Gastblog – E-mailmarketing en de vernieuwde AVG

De nieuwe AVG – we kunnen er nu écht niet meer omheen. Vanaf 25 mei 2018 geldt voor heel Europa de vernieuwde Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die de Wet bescherming persoonsgegevens vervangt. De vernieuwde AVG legt bedrijven extra plichten op om zo de privacy van de burger beter te beschermen. Hoe zit het met de regelgeving op het gebied van e-mailmarketing? Eline van Best4u Group neemt de gevolgen van de nieuwe wetgeving voor e-mailmarketing onder de loep.

Allereerst ga ik nog even kort in op het uitgangspunt van de AVG. De betrokkene (dat is uw klant) moet te allen tijde beschermd worden. Dat houdt in dat u alle gegevens die u van uw klanten opslaat moet beveiligen en dat u beter moet registreren hoe u dit doet. En ja, dat geldt ook voor dat ene document met e-mailadressen dat u ooit hebt opgeslagen op uw computer.

De regels voor de beveiliging van persoonsgegevens worden dus flink aangescherpt. Zo moet u een verwerkersovereenkomst opstellen met de partij die de gegevens van uw klanten kan inzien of voor u verwerkt (denk daarbij aan uw websitebeheerder of een extern CRM). Ook moet uw privacy statement worden aangepast en moet u – in sommige gevallen – een privacy officer aanstellen binnen uw organisatie. Natuurlijk blijft ook de meldplicht voor datalekken van kracht: kampt u met een datalek en meldt u dit niet binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens, dan riskeert u een boete die kan oplopen tot 4 procent van uw totale jaaromzet.

Naast deze ‘algemene’ maatregelen bestaan er ook regels die specifiek van toepassing zijn op uw e-mailmarketing activiteiten. Gelukkig zullen er met de komst van de AVG vooralsnog geen fundamentele wijzigingen plaatsvinden in de huidige regelgeving omtrent e-mailmarketing. Echter gaat er wel strenger gecontroleerd worden op het naleven van de rechten van de betrokkene (uw klant of de persoon die u mailt).

Om ervoor te zorgen dat uw e-mailmarketing campagnes AVG proof zijn moet u zich in elk geval bewust zijn van de volgende rechten van de betrokkene:

Het recht op inzage

In de nieuwe AVG staat transparantie voorop. De betrokkene moet inzicht kunnen krijgen in wat een organisatie met zijn/haar persoonsgegevens doet. Voor e-mailmarketing betekent dit dat u verplicht bent om deze informatie beschikbaar te stellen wanneer uw klant inzage vraagt in de gegevens die u over hem/haar bezit. Dat geldt ook voor de huidige klantendata waarover u beschikt. U moet straks dus kunnen aantonen hoe u in het verleden een bepaalde opt-in hebt verkregen.

Het recht om vergeten te worden

Let op: dit is wel een nieuwe regel. Het recht om vergeten te worden betekent dat de betrokkene u te allen tijde kan verzoeken om alle gegevens die u over die persoon beschikt volledig te verwijderen. Deze gegevens mogen dan niet meer voor direct-marketingdoeleinden gebruikt worden.

Daarnaast is het goed om op de hoogte te zijn van de verplichte wijzigingen in het opt-in formulier waarmee u nieuwe inschrijvingen verzamelt. In dit formulier moet u expliciet aangeven op welke basis u de betrokkene gaat mailen. Dit kan bijvoorbeeld op basis van interesse, gedrag of persoonskenmerken zijn. Vermeld in één zin de kern van uw e-mailmarketing bij het formulier.

Zoals ik al aangaf is het verplicht om uw privacy statement aan te passen. Het is tevens verplicht om bij uw opt-in formulier te verwijzen naar uw privacy statement. Hierin kunt u de kern van uw e-mailmarketing uitgebreider toelichten.

Ten slotte moet er in het formulier vermeld worden hoelang u de persoonsgegevens in uw database bewaart.

De belangrijkste aandachtspunten van de AVG op gebied van e-mailmarketing zijn dus de rechten van de betrokkene en het expliciete opt-in formulier. Gelukkig zijn deze wijzigingen niet opzienbarend en kunt u hier relatief gemakkelijk aan voldoen.

De AVG bevat daarnaast uiteraard nog veel meer belangrijke wijzigingen die voor marketeers van belang zijn. Wilt u met concrete stappen aan de slag om er zeker van te zijn dat u en uw organisatie vanaf 25 mei 2018 voldoen aan de nieuwe wetgeving? Deze whitepaper helpt u op weg.